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別讓生意機會白白流失 UC.NOW 協助抓著跟進業務聯繫機會

作為國際貿易中心,香港每年都有大量的展覽會,早前 Letstartup.hk 也有參與的秋季電子展也是其中。不管是初創公司還是中小企都經常出席這些展覽會,但同時都會面對同一問題,就是「怎樣更有效跟進收集到的名片」。

企業跑展覽的目的都是尋找新的業務機會,每一位出席者都希望在有限的時間內拿到最多的名片,但問題是如果交換了名片卻沒有及時跟進,這張名片也僅僅只是留下一個聯絡方法,沒有任何意義。

有研究指,交換的名片要是在三天內沒有跟進就會逐漸失效。所謂跟進,並非指只是將資料輸入到通訊錄,電郵或電話號碼印在紙上還是在電腦裡也只是字母和數字,不會變成生意機會。跟進是需要透過電郵、電話等不同方式,再次與對方接通聯繫,在第二次聯繫時不僅會重新勾起並加強印象,也能進一步相談合作機會。事實上在展覽時往往只有數分鐘聊天時間,根本談不上討論,自然也無從變成生意。

 

收集名片不是為了填滿通訊錄、而是爭取詳談機會

而這次訪問的香港初創公司今之通訊有限公司(UC.NOW),就正是針對此痛點而誕生。這家在 2018 年才成立的初創公司,推出的 UC.NOW 系統可讓客戶即時掃瞄名片並輸入到系統中,並即時預約對方作視訊會議跟進。

「不就是『名●王』嘛!」,相信不少讀者也這樣想。但就像每次提到共享經濟時都會提到的「電鑽與洞」的比喻,人們要的是牆上的洞而不是電鑽,同樣地管理收集到的名片的目的並不是為了把通訊錄填滿,而是創造生意機會。

因此 UC.NOW 並不定位自己是一家名片資料自動輸入系統,或是客戶關係管理(CRM)的方案商,而是通訊系統方案商。UC.NOW 相信如何改善聯繫效率才是重點,因此功能重點也是怎樣排程會議和視訊會議的便利,而不是怎樣輸入資料到系統中。

「很多時交換名片只有數分鐘時間,根本沒有時間討論,但透過 UC.NOW 就能在短時間完成名片資料輸入、預約線上會議的工作,並即時向對方發出會議邀請,從而爭取在事後再詳談的機會,把生意機會抓著。」UC.NOW 市務總監潘綺勤(Andrea)說。

 

黃金 72 小時促成視訊會議

如果硬要說的話,市場上同類產品確實一大堆。除了名片王之外,Evernote 也能掃瞄自動輸入名片,線上 CRM 系統也有 Salesforce,視像對訊也有 Skype 和 Google Hangout,但問題是這些競爭者是否同時具備上述功能?

UC.NOW 的創辦團隊在視像通訊系統領域有多年經驗,在創辦公司前已在開始研發這產品,因此實際研發時間已有數年。潘綺勤表示市場上「其實沒有真正的競爭對手」,正是因為沒有公司在同一個方案整合了 CRM、會議排程和視訊會議的功能。

「用戶只需要在手機上就完成輸入資料、預約會議工序,並能直接使用程式來做視訊會議,在只有數分鐘黃金時間的場景裡,UC.NOW 才能滿足到實際需要。」UC.NOW業務經理黃美芳(Pat)說。

 

對方毋須安裝程式也能視訊會議

此外,UC.NOW 也比大多數通訊軟件有另一優勢,就是對話雙方毋須都安裝指定程式就能視訊會議。其實類似功能在企業級的統一通訊方案很常見,但以一般中小企和初創公司為對象的就很少了。

這功能只需用戶自己有安裝 UC.NOW 系統就好,對方只需打開電郵通知的連結,就能直接使用普通的網頁瀏覽器來視訊通話。當然前提是對方要授權瀏覽器能使用鏡頭和收音咪,但已經比需要雙方都有安裝指定通訊軟件的方式來得方便。

「成功溝通到才是換成生意機會的第一步,很多時想跟進名片聯絡時,都配合不到對方能談話的時間,一次兩次談不到,機會就流失了。即場把跟進會議約好,確認對方能開會的時間,就能避免這種問題。」UC.NOW業務經理黃美芳說。

 

自動化處理客戶查詢、排程跟進會議

同時 UC.NOW 也不只限於作為一個通訊平台,也可以作為一個自動化的產品展示和回覆查詢的平台,不僅將一些查詢自動化回覆,也能協調並自動預約人手回覆的時間,平衡客戶回應效率和人力成本。

「不管是中小企還是初創公司,今天要生存就要做全球化的生意,但你總不可能安排員工在半夜回覆來自地球另一邊的回覆,而初創公司老闆也一樣需要時間睡眠休息,自動化的客服回覆管理能分擔老闆業務,並確保生意機會不易錯過。」UC.NOW 市務總監潘綺勤說。

透過 UC.NOW 的聊天機械人(Chatbot),能夠應付一般的客服對答,按常見的查詢內容提供預備好的答案,要是超出查詢內容,或是希望洽談業務的查詢,亦能自動排程真人回應的時間,再以電郵等方式通知負責的員工,準時與對方在線上洽談。

這功能也能延伸回去會議博覽領域,畢竟要出席海外的展覽會的成本不菲,如果每次都要安排大量人手的話也未必符合中小企及初創公司的負擔能力,透過在當地展位設立 UC.NOW 系統,就能讓身在香港的後勤人員也能以線上會議方式提供支援,減少差旅開支。

 

遠端支援無人展覽、不讓生意機會白流

「企業不只是為了考慮是否要把工作自動化,而是考慮生意機會有沒有在你沒注意到的時間流失。」UC.NOW 市務總監潘綺勤說:「你不使用,但你的競爭對手使用,當客戶同時找上你們時,哪一邊即時有回覆就已經足以令客戶選擇優先採用哪一邊。」

「一些難以在展覽展出、或是運輸成本高昂的大型產品就不必帶到海外現場,只需在展覽攤位設置視訊會議就能成為線上的即時陳列室,也能讓本地專家即時回應展覽現場查詢,支援前線人員的銷售工作。」

而透過簡單二維碼設定視訊通話,甚至能在無人值勤的展覽也有機會讓潛在客戶即時查詢。而二維碼也能放到公司網站、印刷宣傳品等地方,即使沒法即時被客戶看到也能在日後掃瞄二維碼在網上查詢,變相延長參加展覽的招攬生意時間。

隨著業務全球化和即時回應的重要性提高,將工作自動化不僅能減輕人手開支和壓力,在流程管理上也更人性化,而隨時能作為業務接入口的二維碼更讓潛在生意機會得到長尾效應,像 UC.NOW 這類工具的市場需求將會愈來愈高吧。

 

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